Empezaremos a hablar ahora de lo que son los costos indirectos dentro de los precios unitarios, estaremos hablando ahorita y en este momento, lo que nos interesa como empresa, cuál es el costo de tener abiertas nuestras oficinas, vamos a platicar esa parte que también nos interesa mucho.
A esto le llamamos el factor de sobrecosto, son gastos técnicos, administrativos que inciden en la ejecución de un proceso constructivo y que son necesarios para la correcta realización de lo mismo, de la obra, pero ¿qué es el factor de sobrecosto? se denomina factor de sobrecosto a toda erogación necesaria para la ejecución de los trabajos que no forman parte de los costos directos.
¿Cuánto cuesta tener abierto la oficina, qué costos tenemos que considerar como ese costo, ese factor de sobrecosto? como bien lo dice la definición: son los gastos que hace la empresa, pero que no van directos a la ejecución de la obra, pero esos gastos son necesarios y que son importantes para la ejecución de la actividad, por ejemplo; la renta de la oficina, los servicios, luz, agua, teléfono, también otros gastos como pueden ser los de traslados, fletes y todos ellos.
Ese factor de sobrecosto, está compuesto de su lado derecho de esta lámina, tenemos lo que se compone el factor de sobrecosto, estos se componen por gastos de oficinas central y oficinas de campo, se compone por el financiamiento, por la utilidad y los cargos adicionales.
Todos estos gastos que llevan, son gastos necesarios, pero como bien lo dijimos hace rato; no van directo a la ejecución de la obra, pero se requieren hacer, los gastos de oficina, como decía hace rato, los de financiamiento, en un momento dado llegas tú, te conviertes en un financiero de la obra y le estás financiando la obra al cliente, entonces, por lo tanto, pues hay que cobrar un costo por financiamiento.
Así mismo, el cuánto queremos ganar, la utilidad, esa utilidad de lo que nos va a dejar por hacer nuestras obras y los adicionales, que en este caso hablamos de impuestos locales o federales, que nos pide el gobierno.
Entonces, vamos a ir viendo por partes cada uno de estos temas, de lo que compone en su totalidad el factor de sobrecosto.
Empecemos por el costo indirecto; los indirectos de oficina, dice; todo gasto no utilizable en la elaboración física del producto es un costo indirecto, necesario para la ejecución de los trabajos que realiza el contratista, tanto en sus oficinas centrales, como en el sitio de los trabajos y comprende entre otros; los gastos de administración, organización, dirección técnica, vigilancia supervisión, construcción de instalaciones generales, transportes de maquinaria o equipo de construcción, los imprevistos y en su caso, prestaciones laborales y sociales, correspondiente al personal directivo y administrativo.
Como te darás cuenta, son los gastos que tú haces en la empresa y que esos gastos son necesarios, cuánto cuesta la nómina de la oficina, los servicios que requerimos para tener abierta la oficina y que esté funcionando, todos esos gastos son los gastos indirectos.
Para poder calcular un buen costo indirecto, dependen de cinco factores que son; tipo de obra, la ubicación, el programa, es decir; el tiempo que me voy a llevar en ejecutar la obra, en qué época del año voy a ejecutar la obra, porque eso también nos afecta y las condiciones contractuales, el tipo de cliente.
Esos costos indirectos se pueden manejar de dos maneras, una por la experiencia propia de la empresa, datos históricos, estaríamos diciendo que ya el jefe, el dueño, tú mismo, de tu propia empresa, sabes cuánto es lo que cuesta tener mes con mes abierto la oficina, tú sabes muy bien cuánto es el monto mensual que requieres para poder trabajar, eso lo vamos aprendiendo durante el tiempo y lo vamos actualizando, eso ya las conozco.
Por otra parte, tenemos el otro, la otra forma de calcularlo, por medio y de acuerdo a un programa de necesidades, en base a un presupuesto, tenemos esas dos experiencias, en las cuales podemos calcular los costos indirectos y para ello permíteme mostrarte un pequeño ejemplo, en este caso, de lo que es esta hoja de Excel, con la cual yo trabajo y aquí te puedo mostrar el costo, decía hace ratito; el costo anualizado, aquí tengo este análisis de necesidades pero anualizado, yo tengo un costo de valor de venta que hice el año pasado y generé obra por un monto de 20 millones de pesos, debidamente facturado, ahí están, yo fue lo que ejecute el año pasado, pero también generé o me gasté en tener abierto la oficina, todos estos costos, honorarios y sueldos, depreciación y mantenimiento y rentas, hay varios rubros ahí, servicios de los siguientes conceptos; asesorías y todo eso fletes y acarreos, gastos de oficina de todo lo que son papelería y en todo eso, capacitación y adiestramiento, seguridad e higiene, seguros y fianzas, trabajos previos y auxiliares que se requieren antes de iniciar los trabajos y todo eso me da un monto, tanto de oficina central, que tenemos aquí en esta columna y como de oficina de campo, entonces ahí tenemos ese monto de cada uno de los dos rubros, esa es la forma en que él jefe, el dueño o tú mismo, nos damos cuenta de cuánto es el indirecto, en base a lo que hice el año pasado, es una forma de hacerlo, entonces esa es la primera forma de cuando decía, hace ratito; experiencia de la empresa, datos históricos en base a lo que hice el año pasado.
Te recomiendo la otra opción, aquí hay una recomendación; de acuerdo a un programa de necesidades, es la mejor manera en que puedes calcular tu indirecto, tanto de oficina central y oficina de campo y para eso me voy regresar tantito en la lámina anterior, tenemos que analizar perfectamente el tipo de la obra, qué obra es; es una escuela, una obra carretera, es una remodelación, es un edificio, es una casa habitación, cada obra es diferente, cada obra tiene sus especificaciones particulares, entonces hay que analizar qué tipo de obra voy a llevar a cabo, tengo que analizar su ubicación y de ahí la visita al sitio de los trabajos, no solamente se trata de ir a ver el sitio si existe el terreno, sino es de analizarlo, de verlo donde está ubicado, sus accesos, sus vías de comunicación, si está dentro o fuera de una zona urbana, eso nos va a afectar en los costos de la oficina, sobre todo la oficina de campo, hay que analizar bien el sitio los trabajos, el programa de trabajo, aquí si analizamos cuantos son los tiempos que necesito yo para ejecutar la obra, eso es importante también, época de ejecución, en qué época del año voy a trabajar, si yo trabajara del mes de febrero, al mes de junio, pues seguramente no me va a tocar la temporada de lluvias y si me toca sería ya casi al final, no me afectaría, pero qué pasa si mi obra empieza en abril y termina hasta noviembre, me voy a echar toda la época de lluvias y seguramente voy a tener costos que no consideré, por eso es muy importante analizar en qué época del año se va a ejecutar la obra, el último punto; hay que tener bien claro quién es el cliente, cuáles son las condiciones contractuales, a que se compromete el cliente, a que me comprometo yo, es obra pública o es obra privada, tengo que analizar perfectamente qué es lo que estoy firmando o qué es lo que ya firmé como contrato, a qué estoy obligado, entonces también eso es importantísimo, haciendo ese análisis, es un análisis de programa de necesidades.
Y para esto antes de mostrar esta lámina, me pasó otra vez a la hoja de Excel y aquí tenemos, en esta parte tenemos, los indirectos por obra, yo tengo un costo de obra directo, aquí estoy analizando, ya tengo mi costo de obra a costo directo, lo que me cuesta realmente la obra y en base al tipo de obra, lo que mencioné hace rato; yo voy a empezar a analizar todas mis necesidades, del personal, administrativo, técnico y directivo y voy a estar viendo, entonces ahora sí, cada uno de los aspectos que voy a realizar y estoy analizando cada uno de ellos, que necesito en cuestiones de depreciación, mantenimiento y rentas de los siguientes conceptos, ahí los tenemos y voy haciendo análisis de cada uno de ellos, los servicios, los fletes y acarreos, voy viendo cada uno de ellos.
Lo que tú ves ahorita en esta pequeña hoja de Excel, es un ejemplo de un análisis, recordemos que los indirectos son diferentes para cada empresa y no pueden ser iguales, aquí es un ejemplo nada más de lo que estamos viendo, es el a análisis como tal, entonces ahí lo vamos viendo, gastos de oficina, capacitaciones y adiestramiento, lo vamos llevando a cabo, aquí tenemos unos ejemplos de lo que podría ser, ok, aquí ya están y tenemos un costo tal, un costo total perdón, de gastos de oficina central y gastos de oficina de campo, aplicamos la misma regla, la suma de los dos, nos va a dar un costo de indirectos y esto dividido entre el costo directo, pues me va a dar un porcentaje del costo indirecto.
Aquí siempre hago una referencia, para que no se me olvide el marco normativo de cómo se calculan los costos indirectos, ahí lo ven.